RENSTRA DAN PROGRAM KERJA

Deskripsi Tugas BAA UNIDA Gontor

  • Menyusun perencanaan program kerja, baik yang bersifat teknis administrasi, maupun yang bersifat pengembangan, khususnya yang terkait dengan kegiatan proses belajar mengajar, administrasi akademik maupun usulan pengadaan sarana dan prasaranan guna mendukung proses belajar mengajar, yang dalam menjalankan tugas dan wewenangnya bertanggung jawab kepada Rektor dan Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan;
  • Membagi tugas dan memberi arahan kepada kepala-kepala bagian di lingkungan BAA sesuai dengan bidangnya, serta mengawal pelaksanaan tugas masing-masing kepala bagian;
  • Melakukan koordinasi antar kepala bagian di lingkungan BAA dan unit kerja lainnya guna mendukung kelancaran tugas-tugas BAA;
  • Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang akademik, kemahasiswaan, dan informasi;
  • Merumuskan saran alternatif di bidang administrasi akademik, kemahasiswaan, dan informasi berdasar masukan dari Kepala Bagian sebagai bahan penyusunan kebijaksanaan;
  • Menyusun kalender akademik berdasarkan data dan informasi dari fakultas dan unit kerja di lingkungan UNIDA Gontor;
  • Menyusun laporan Biro sesuai dengan hasil yang dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas;
  • Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Rektor dan Wakil Rektor I Bidang Akademik dan Kemahasiswaan.
  • Melaksanakan tugas kesekretariatan yang meliputi:
      – Mengecek email BAA;
      – Melayani mahasiswa/i dan bagian-bagian lain dalam pembuatan surat menyurat;
      – Mendokumentasikan surat masuk dan keluar;
      – Menulis berita acara rapat dan mendokumentasikannya;
      – Menyiapkan dokumen survey;
      – Mencetak formulir-formulir yang berhubungan dengan Akademik dan Kemahasiswaan;
      – Mencetak Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) Mahasiswa Baru;
      – Menyusun bahan laporan tahunan BAA.
  • Menyiapakan poin-poin yang akan disampaikan oleh Wakil Rektor Bidang Akademik dalam perkumpulan silahturahmi dan pembagian jadwal dosen mengajar;
  • Mengadakan rapat-rapat yang meliputi:
      – Rapat mingguan BAA;
      – Rapat persiapan tahun ajaran baru (Internal BAA);
      – Rapat koordinasi persiapan tahun ajaran baru bersama Wakil Rektor I, BAUK, Direktorat Kepengasuhan, dan DEMA;
      – Rapat koordinasi BAA dengan Kaprodi;
      – Rapat koordinasi BAA dengan Kampus Cabang UNIDA Gontor;
      – Rapar koordinasi penyususnan jadwal perkuliahan;
      – Rapat koordinasi persiapan ujian (UTS/UAS);
      – Rapat koordinasi Kepanitiaan (melibatkan BAA atau dibawahi oleh BAA);
  • Menyelenggarakan studi banding staf BAA ke kampus luar;
  • Melakukan tugas administrasi keuangan yang meliputi:
      – Melakukan pencatatan keuangan BAA;
      – Mengajukan rencana anggaran bulanan ke bagian keuangan UNIDA Gontor;
      – Mengumpulkan nota pengeluaran pada tempat khusus;
      – Membuat laporan keuangan setiap bulan dan di akhir tahun ajaran;
      – Menyususn RKAT BAA untuk satu tahun ajaran;
  • Menyiapkan konsumsi rapat BAA;
  • Membeli alat tulis dan perlengkapan kantor;
  • Menyiapkan konsumsi kantor;
  • Menyusun rencana dan program kerja Bagian sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  • Membagi tugas kepada para kepala sub bagian sesuai dengan bidang tugas masing-masing;
  • Memberi arahan kepada para kepala sub bagian untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
  • Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan tugas di bidang administrasi akademik;
  • Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan;
  • Menyiapkan bahan dan menyusun konsep kalender akademik sebagai acuan untuk penyusunan kalender kegiatan universitas selama satu tahun;
  • Menyusun dan membuat laporan tentang kegiatan pembelajaran serta sarana dan prasarana pendidikan di Universitas Darussalam Gontor;
  • Melakukan identifikasi masalah perkembangan pelaksanaan rencana dan program, dan evaluasi pelaksanaan pendidikan;
  • Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang administrasi akademik;
  • Menyusun laporan bagian sebagai bahan penyusunan laporan biro;
  • Menyiapkan instrument SIMPATIKA untuk penyusunan jadwal perkuliahan setiap semester;
  • Menyusun laporan bagian sebagai bahan laporan biro;
  • Mengusulkan nama ketua panitia UTS dan UAS;
  • Mengatur perkuliahan mahasiswa dan dosen;
  • Mengontrol jalannya perkuliahan mahasiswa dan dosen;
  • Berkoordinasi dengan bagian yang lain untuk kelancaran proses belajar mengajar;
  • Mengontrol proses perkuliahan setiap hari;
  • Mengkoordinir keberangkatan dosen mengajar ke kampus cabang setiap hari;
  • Mensosialisasikan jadwal dosen harian;
  • Merekap perizinan mahasiswa;
  • Melayani kebutuhan mahasiswa dalam hal surat menyurat dan formulir;
  • Memfasilitasi kebutuhan akses lift mengajar dosen;
  • Menyediakan peminjaman media belajar;
  • Mengkoordinir rekap absensi perkuliahan mahasiswa pada SIAKAD yang dilakukan dosen;
  • Mengkoordinir rekap absensi kehadiran mengajar dosen di SIAKAD;
  • Evaluasi kehadiran dosen dan mahasiswa bekerjasama dengan fakultas;
  • Mengajukan pencekalan mahasiswa dan pengambilan tindakan disiplin yang melewati batas minimal persyaratan yang berlaku (80%);
  • Membuat WAG untuk mahasiswa semester 3, 5 dan 7 kampus pusat, sedangkan untuk mahasiswa semester 1 menggunakan SMS center;
  • Menyusun laporan sub bagian sebagai bahan laporan bagian.
  • Menginformasikan kepada prodi di lingkungan UNIDA Gontor untuk menyusun draft jadwal perkuliahan tahun ajaran baru;
  • Memfasilitasi prodi dalam penyusunan jadwal melalui SIMPATIKA;
  • Mengadakan rapat koordinasi jadwal perkuliahan dengan Dekan dan Kaprodi;
  • Melayani perubahan jadwal mengajar;
  • Menyusun kalender akademik;
  • Mempublikasikan reminder kegiatan akademik kepada civitas akademika;
  • Bekerjasama dengan sub bagian sarana dan prasarana dalam penentuan ruang perkuliahan untuk setiap prodi dan semester;
  • Mengawal inputting absensi perkuliahan di SIAKAD;
  • Bekerjasama dengan biro SDM dalam penyelenggaraan silahturahmi dan pembagian jadwal setiap semester;
  • Membantu panitia UTS dan UAS dalam penyusunan jadwal ujian;
  • Menyusun dokumentasi jadwal perkuliahan semester ganjil dan genap;
  • Menyusun laporan sub bagian sebagai bahan laporan bagian.
  • Mempersiapkan kebutuhan kantor dosen, meliputi: konsumsi dosen, perlengkapan perkuliahan, kebersihan dan kerapian kantor dosen;
  • Mengontrol ruang perkuliahan yang terdiri dari: membuka, mengunci, dan melengkapi peralatan di ruang perkuliahan;
  • Pengecekan kebersihan, ketertiban, dan kelengkapan meliputi: kantor biro, kantor dosen, dan ruang perkuliahan;
  • Berkoordinasi dengan bendahara dalam melengkapi perlengkapan kantor dan perkuliahan;
  • Bekerjasama dengan bagian sarana dan prasarana kampus dalam memperbaiki sarana perkuliahan yang rusak;
  • Menginventarisir barang inventaris Biro dan melakukan labelisasi;
  • Melakukan pendataan inventaris kantor meliputi: kantor administrasi akademik, kantor administarasi kemahasiswaan, ruang dokumentasi, kantor informasi, ruang rapat BAAK dan ruang perkuliahan;
  • Mendata inventaris baru dalam satu tahun ajaran;
  • Menyususn laporan sub bagian sebagai bahan laporan bagian.
  • Menyusun personalia panitia PMB;
  • Menyusun anggaran PMB UNIDA Gontor;
  • Membeli dan melengkapi operasional PMB UNIDA Gontor;
  • Membuat rundown kegiatan PMB UNIDA Gontor;
  • Membuat surat penagihan brosur prodi dan video profil prodi;
  • Membuat brosur UNIDA, Banner depan masjid, Banner depan gerbang, dan roll-banner;
  • Membuat surat kesediaan untuk menulis soal ujian masuk;
  • Melaksanakan UNIDA Tour bersama siswa aktif KMI;
  • Melaksanakan sosialisasi UNIDA Gontor bersama siswa akhir KMI;
  • Melaksanakan sosialisasi UNIDA Gontor ke pondok-pondok alumni, pondok-pondok non-alumni dan sekolah/madrasah yang sederajat;
  • Melaksanakan review SOP PMB UNIDA Gontor;
  • Membuka dan menutup pendaftaran calon mahasiswa baru di website PMB UNIDA;
  • Meng-update data pendaftar online setiap hari;
  • Menyiapkan loket pendaftaran;
  • Melaksanakan pengarahan penguji ujian lisan dan pembuat soal ujian tulis;
  • Melaksanakan ujian seleksi lisan dan tulis bagi calon mahasiswa baru UNIDA Gontor;
  • Memasukkan nilai ujian seleksi lisan dan tulis calon mahasiswa baru UNIDA Gontor;
  • Melaksanakan sidang kelulusan calon mahasiswa baru UNIDA Gontor;
  • Melaksanakan rapat persiapan penyambutan calon mahasiswa baru lulusan KMI dengan panitia OSPEK;
  • Melakukan penyambutan dan pengarahan kepada calon mahasiswa baru (lulusan KMI) setelah yudisium kelulusan siswa akhir KMI;
  • Menyediakan photo-booth untuk pemberkasan calon mahasiswa baru (lulusan KMI) setelah yudisium kelulusan siswa akhir KMI;
  • Mengkoordinir pelaksanaan interview penempatan program studi;
  • Melakukan sinkronisasi data mahasiswa baru dengan SIAKAD;
  • Melakukan rekapitulasi nama-nama mahasiswa per prodi, per-NIM;
  • Mendistribusikan data mahasiswa baru UNIDA Gontor ke Bagian Pendataan BAAK UNIDA Gontor;
  • Mengadakan rapat evaluasi mingguan PMB UNIDA Gontor;
  • Membuat laporan dan dokumentasi kegiatan PMB UNIDA (softfile dan hardfile);
  • Mengadakan rapat evaluasi PMB setelah pelaksanaan seleksi gelombang 1 dan gelombang 2;
  • Mengadakan rapat evaluasi tahunan PMB UNIDA Gontor;
  • Membuat rekapitulasi dan statistik mahasiswa baru UNIDA Gontor sebagai dasar kebijakan Rektor atau Wakil Rektor bidang akademik dan kemahasiswaan;
  • Menyusun laporan sub bagian sebagai bahan laporan bagian.
  • Mengecek kebenaran dan kelengkapan data dosen dan mahasiswa di SIAKAD;
  • Melakukan sosialisasi SIAKAD ke Dosen Pembimbing Akademik dan mahasiswa baru;
  • Melakukan perubahan tahun akademik baru di SIAKAD;
  • Mengumumkan pembukaan KRS ke seluruh kampus per gelombang;
  • Merekap pengambilan KRS Mahasiswa;
  • Membuat NIM dan akun mahasiswa baru;
  • Mensingkronkan SIAKAD dengan AKPAM dan Tahfidz dalam pencekalan Ujian;
  • Membuat akun baru untuk mahasiswa mutasi (menon-aktifkan akun lama);
  • Bekerjasama dengan bagian PPTIK dalam pembuatan akun SIAKAD mahasiswa baru;
  • Bersama dengan bagian operator PDDIKTI, dan mengadakan pengarahan terkait pengisisan data personal dan orang tua mahasiswa di akun SIAKAD masing-masing (all camp);
  • Membuka dan mengontrol pemrograman KRS:
      – Gelombang 1 (Pengambilan KRS)
      – Gelombang 2 (Penambahan mata kuliah di KRS)
      – Gelombang 3 (Pembatalan mata kuliah di KRS)
  • Mengadakan sosialisasi pengisian data dosen;
  • Mengadakan sosialisasi approval KRS mahasiswa, approval AKPAM, inputting kehadiran, inputting nilai mahasiswa;
  • Membantu inputting kehadiran nilai mahasiswa;
  • Menerima layanan pengajuan konversi nilai;
  • Memperbaiki kesalahan dalam SKS, coding mata kuliah, fitur jadwal, master KRS, dan master mata kuliah;
  • Melakukan monitoring operasional sistem kampus cabang;
  • Menginformasikan pencekalan kehadiran mahasiswa sebelum Ujian Akhir Semester;
  • Mencetak kartu ujian masing- masing kampus;
  • Mengadakan sosialisasi kepada seluruh mahasiswa jika ada pengembangan sistem (all camp);
  • Menyusun laporan sub bagian sebagai bahan laporan bagian.
  • Menyusun data calon wisudawan dan wisudawati;
  • Mengecek kebenaran data calon wisudawan dan wisudawati di PDDikti;
  • Berkoordinasi dengan program studi dalam pengecekan data di transkrip nilai SIAKAD;
  • Memproses pencetakan ijazah serta transkrip nilai bagi mahasiswa yang dinyatakan lulus menempuh studi di UNIDA Gontor;
  • Mengkoordinir pengambilan ijazah dan transkrip nilai bagi alumni UNIDA Gontor;
  • Membuat SOP pengambilan ijazah dan transkrip nilai;
  • Menyusun laporan sub bagian sebagai bahan laporan bagian.
  • Membagi tugas kepada para Kepala sub bagian sesuai dengan bidang tugas masing-masing;
  • Memberi arahan kepada para kepala sub bagian untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
  • Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di Bagian Informasi;
  • Melaksanakan pembinaan staf di Bagian Informasi dalam melaksanakan tugas;
  • Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan tugas di Bagian Informasi;
  • Menyusun rencana dan program kerja bagian dan mempersiapkan rencana dan program kerja Bagian Informasi;
  • Menyusun laporan bagian sebagai bahan laporan biro;
  • Menyusun RKAT Bagian Informasi dan mengajukan ke bendahara BAA setiap tahunnya;
  • Melayani alumni UNIDA Gontor dalam pembuatan surat verifikasi;
  • Memasangkan nomor ijazah nasional untuk mahasiswa/i yang akan mengikuti wisuda.
  • Melakukan pendataan dan perekapan mahasiswa berdasarkan Semester, Prodi, Angkatan, dan Kampus dalam format Excel;
  • Berkoordinasi dengan bagian Kopertais atau Kopertis terkait pendaftaran mahasiswa;
  • Berkoordinasi dengan Bagian Direktorat Kepengasuhan dan Bagian Keuangan terkait pendataan jumlah mahasiswa;
  • Mengatur proses mutasi mahasiswa dan cuti mahasiswa;
  • Melayani kebutuhan bagian-bagian lain perihal data mahasiswa;
  • Melaporkan data mahasiswa kepada pihak terkait setiap hari Kamis pukul 09.00 WIB;
  • Berkoordinasi dengan bagian dokumentasi dalam pembuatan data induk mahasiswa;
  • Berkoordinasi dengan bagian PMB dalam menentukan program studi mahasiswa baru;
  • Berkoordinasi dengan bagian PMB dalam pendataan mahasiswa lanjut 4 tahun.
  • Mengatur proses yang berhubungan dengan pihak Kopertais;
  • Mengatur proses pendaftaran mahasiswa ke Kopertais (pelaporan by system);
  • Berkoordinasi dengan bagian lain seperti (Bagian Data, Bagian Nilai, Bagian Sekretaris Pimpinan) untuk memastikan kelancaran proses di Kopertais;
  • Bekerjasama dengan biro kerjasama untuk pendaftaran mahasiswa luar negeri;
  • Melaporkan mahasiswa baru dan mahasiswa lulus by system Kopertais;
  • Mengupload foto mahasiswa semester 1 by system sesuai kalender akademik Kopertais;
  • Mengambil keputusan teknis terkait urusan dengan Kopertais;
  • Melayani mahasiswa/i dan alumni UNIDA Gontor dalam pengurusan data di PDDIKTI;
  • Entry data mahasiswa baru dari SIAKAD ke FEEDER yang meliputi data pribadi mahasiswa dan data orang tua;
  • Entri history pendidikan mahasiswa meliputi jenis pendidikan (peserta didik baru atau pindahan dari PT lain), tanggal pendaftaran, program studi yang diambil dan periode pendaftaran;
  • Entry nilai transfer khusus bagi peserta didik pindahan. Nilai transfer ini harus disesuaikan dengan nilai mahasiswa dari PT sebelumnya;
  • Entry Mata Kuliah;
  • Entry Kurikulum;
  • Entry Mata Kuliah pada Kurikulum;
  • Entry Kelas Perkuliahan (Peserta Kelas dan Dosen Pengampu);
  • Input KRS/Peserta Kelas;
  • Entry skala Penilaian Program Studi;
  • Entry Nilai Mata Kuliah (diawal periode perkuliahan);
  • Entry Aktivitas Perkuliahan Mahasiswa (SKS yang ditempuh, IPK, IPS, dan biaya kuliah);
  • Entry Mahasiswa Lulus/DO/Mutasi/Dikeluarkan/Wafat/Mengundurkan Diri;
  • Entry kapasitas Mahasiswa Baru (mahasiswa tambahan secara manual);
  • Validasi Feeder:
      – Validasi Mahasiswa Non Registrasi
      – Validasi Mahasiswa Ganda
      – Validasi Mahasiswa
      – Validasi Aktivitas Mahasiswa
      – Validasi Mata Kuliah
      – Validasi Aktivitas Mengajar Dosen
  • Sinkronisasi Feeder ke PDDIKTI (setiap hari dilakukan sinkron ke PDDIKTI);
  • Pengajuan Perubahan Data Mahasiswa (dilakukan setiap waktu);
  • Pengajuan Pembukaan Periode Lampau Tipe 1 dan 2:
      – Hapus nilai kuliah
      – Hapus peserta KRS
      – Hapus dosen mengajar
      – Hapus kelas perkuliahan
  • Melakukan pengecekan data mahasiswa/i yang akan mengikuti Wisuda beserta SKS;
  • Melakukan cekpoint 1 (setelah mengambil KRS);
  • Melakukan cekpoint 2 (setelah selesai penginputan aktivitas perkuliahan mahasiswa);
  • Menyusun laporan sub bagian sebagai bahan laporan bagian.
  • Mempublikasikan berita dari acara yang diselenggarakan oleh atau yang bekerjasama dengan BAA;
  • Menerima/menagih berita acara dari sekretaris kegiatan/panitia sebagai dasar pembuatan berita yang akan dibuat di website;
  • Melakukan koordinasi dengan seluruh bagian BAA untuk mensinergikan isi website;
  • Melakukan koreksi isi berita sebelum dimuat di website;
  • Memeriksa dan melengkapi komponen-komponen yang dibutuhkan dalam website;
  • Menagih dokumentasi dokumen-dokumen setiap satu semester dari bagian-bagian terkait;
  • Melakukakan koordinasi dengan bagian terkait perihal pembuatan berita acara untuk publikasi;
  • Mensosialisasikan standar format dokumentasi kegiatan kepada bagian-bagian terkait;
  • Mendokumentasikan dokumen secara softcopy dan hardcopy;
  • Menyimpan dokumen softcopy di dalam google drive dan hardisk back up data;
  • Membuat data induk mahasiswa;
  • Menyeragamkan dokumentasi setiap bagian dalam setiap kegiatan;
  • Melayani bagian-bagian terkait dalam peminjaman dokumentasi kegiatan;
  • Bekerjasama dengan bagian sekretaris dalam pembuatan berita acara;
  • Mendokumentasikan:
      – Jurnal dan absensi perkuliahan mahasiswa
      – Kehadiran dosen
      – Jadwal perkuliahan
      – Rekapitulasi kehadiran mahasiswa
      – Kartu rencana studi
      – Ujian tengah dan akhir semester
      – Kartu hasil studi
      – Nilai
      – Wisuda
      – Pilmapres
      – OSPEK
      – Penerimaan mahasiswa baru
      – AKPAM
      – Surat masuk dan surat keluar
      – Anggaran dan RKAT BAA
      – Hasil survey kampus cabang
      – Rekapitulasi jumlah mahasiswa/i seluruh kampus
  • Menyimpan arsip dan data mahasiswa baru;
  • Menyimpan foto mahasiswa/i baru softcopy;
  • Memindahkan dokumentasi lama ke ruang arsip pusat;
  • Menyusun laporan sub bagian sebagai bahan laporan bagian.